ClickDimensions: Создание сервисного обращения в Dynamics CRM из web-формы (1 часть)

Ваши клиенты подают обращения, жалобы и сервисные заявки через форму на сайте? Хотите на основе заполненных форм создавать сервисные обращения в CRM? В этой статье мы расскажем вам, как это сделать с помощью стандартных средств настройки бизнес-процессов Microsoft Dynamics 365 (CRM) и ClickDimensions.

 

Для начала нам нужно будет настроить сопоставление данных опубликованных форм с записью контакта, для которого будет создаваться Обращение. Стандартные формы и функционал Form Capture от ClickDimensions позволят вам легко сопоставить и записать представленные данные пользователем на его карточку в системе. В примере для этого были добавлены три пользовательских поля на форму объекта Контакт. Был создан отдельный раздел на форме для разделения данных по обращению от фактических данных о клиенте. Далее в статье для настройки обновления и записи данных из формы на Контакта мы будем использовать стандартные бизнес-процессы. Попросите администратора системы настроить для вас необходимые процессы под ваши нужды, а также скрыть поля и раздел, если вы не хотите, чтобы данные отображались на форме.

 

Вот пример поля, которое используется в форме на сайте и необходимо для обращения, с выбором типа необходимой им поддержки (электронная почта, телефон, чат). Как только мы создали все нужные поля для контакта и обращения, их надо добавить на форму, соответственно, и опубликовать изменения.

 

Пример поля для Контакта (тип поддержки)

После создания пользовательских полей для контакта (и Лида) не забудьте опубликовать метаданные для корректной работы ClickDimensions. Перейдите в раздел «Параметры» (Settings) => «ClickDimensions Settings» => «Metadata».

 

Публикация метаданных

Следующим шагом необходимо будет настроить как раз сопоставление между полями формы на сайте и полями, созданными нами для Контакта, чтобы на их основе создавать жалобы, запросы сервиса. Для нашего случая временного хранения полученных данных из формы для создания сервисного обращения в системе обязательно убедитесь, что установлен флажок «Перезаписать в CRM»!

 

Настроить сопоставление полей можно:

 

  • Для стандартных форм, которые сделаны в ClickDimensions:

В дизайнере открыть настройки поля, указать необходимые поля Контакта, куда будем сохранять содержимое, и поставить отметку о перезаписи данных после получения формы;

 

ИЛИ

 

Открыть в разделе «Параметры» => «Form Fields», там произвести настройку сопоставления. Отметка ставится в дизайнере.

 

  • Для собственных форм сайта, синтегрированных с ClickDimensions (Form Captures):

Сопоставление данных по полям настраивается также в разделе «Параметры» => «Form Fields». А вот отметка для каждого поля о необходимости перезатирать данные в CRM проставляется в конкретной Form Capture. Откройте ее и в списке связанных Form Capture Fields откройте необходимое поле и на форме проставьте признак.

 

Сопоставление полей (из редактора станд. формы)

Пример того, как будут выглядеть данные в нашем отдельном разделе на форме Контакта после отправки формы:

 

Поляв отдельном разделе на форме Контакта

И заключительный этап – создание Обращения в CRM после обработки формы. Перейдите в «Параметры» => «Процессы» (или в отдельном решение в процессы). Нажмите кнопку создания нового. Примечание. Вам может потребоваться помощь от администратора CRM, если у вас нет доступа к созданию процессов в системе.

 

Задайте общие настройки, как показано ниже, указав свое наименование для него. Нажмите ОК.

 

Создание бизнес-процесса

Далее настройте бизнес-процесс аналогично скриншоту ниже и под ваши задачи. Не забудьте оставить условия запуска пустыми!

 

Настройка бизнес-процесса

Нажмите «Добавить шаг» и выберите «Создать запись»:

 

«Добавить шаг»-«Создать запись»

Назовите этот шаг, выберите объект Обращение и нажмите «Задать свойства»:

 

«Задать свойства» для Обращения

В открывшемся окне вы увидите макет формы сервисного обращения в CRM. Выберите первое поле, в которое должны попадать данные из полученной формы. Начнем с описания.

 

Настройка переноса данных в Обращение

В области справа выбираем соответствующее поле из контакта, чтобы перенести аккуратно данные для сервисных менеджеров.

 

Добавление динамических данных

Нажмите «Добавить», затем OK. Поле теперь будет как бы подсвечено желтым, указывая, что оно будет заполняться из Контакта динамическими данными:

 

Поле после добавления дин. данных

Продолжайте дальше с заполнением всех полей, которые из Контакта будут переноситься в создаваемое Обращение. После завершения нажмите «Сохранить и закрыть».

 

Полностью настроенное создание Обращение

Сохраните процесс и активируйте его:

 

Сохранение и активация бизнес-процесса

Вот пример Обращения, созданного и заполненного согласно нашему методу:

 

Созданное обращение (пример)

 

В следующей статье мы с вами рассмотрим вариант создания Обращения с помощью функционала ClickDimensions «Campaign Automation».